Los avisos legales son esos textos más o menos largos que aparecen en algunas firmas de e-mail y que se tiende a ignorar pero que siguen siendo importantes a nivel legal, hoy vamos a ver cómo podemos añadir y mantener de manera centralizada y sencillísima estos avisos para nuestros usuarios.
Como siempre comentamos, Exchange Online es sumamente potente y además su interfaz gráfica en Office 365 nos permite llevar a cabo un gran número de las tareas sin tener que recurrir a Powershell. En este caso vamos a ver todo este proceso de añadir un aviso legal desde la interfaz web de Exchange Online.
1- Accedemos a nuestro Office 365, con una cuenta de Administrador Global o de Administrador de Exchange y clickamos en el centro de administración de Exchange.
2-Una vez en Exchange, clickamos en mail flow (flujos de correo) y añadimos una nueva regla de tipo “Append Disclaimer”
3-Una vez en la nueva ventana que se abre ya podemos dejar volar nuestra imaginación para aplicar todas las reglas necesarias. Primero añadiremos el texto del aviso legal y luego pararemos tanto a nombrar la regla en sí como a especificar las condiciones.
Generalmente seleccionaremos remitentes que pertenezcan a nuestro dominio, como en la imagen y destinatarios que se encuentren fuera de la misma, pero esto ya es algo particular dentro de cada empresa de cómo se quiera gestionar esto. Normalmente si el texto no es demasiado largo y como hemos dicho antes de suele ignorar visualmente no hay demasiado problema en añadirlo en todos los correos.
4-Finalmente guardamos la regla y ya podemos ver el resultado en los correos que cumplan las condiciones especificadas. Tened en cuenta siempre otras reglas con mayor precedencia que puedan contener el setting de dejar de procesar otras reglas.
